GoHammerhead

Digitale transformatie voor GoHammerhead

GoHammerhead verzorgt hoogwaardig personenvervoer op de meest prestigieuze evenementen ter wereld.



Digitale transformatie



ERP-systeem op maat

200+

Teamleden verbonden

Bedrijf

GoHammerhead

Locatie

Meppel, Nederland

Bedrijfsgrootte

100-250

Oplossingen

ERP

CRM

Webapplicaties

Databases

Interfaces

Automations

Tools

Airtable

Make

Bubble

Over

GoHammerhead

GoHammerhead, met hoofdkantoor in Meppel en een recente uitbreiding in de VS, biedt hoogwaardig personenvervoer bij wereldberoemde evenementen zoals de Formule 1, NBA, Kentucky Derby en de Super Bowl. Vanaf 2011 garanderen dit unieke bedrijf veilig en comfortabel vervoer voor topklanten waaronder Aston Martin, Qatar Airways, Shell, en Cognizant.

· GoHammerhead

Uitdaging

GoHammerhead stond voor de uitdaging om hun complexe processen efficiënter te managen. Het personeel, verdeeld over verschillende afdelingen, werkt wereldwijd vanuit verschillende locaties en tijdzones, wat de voorbereiding, coördinatie en uitvoer van hun diensten op top evenementen lastig maakte. Eerdere softwareoplossingen voldeden niet aan hun specifieke behoeften, wat leidde tot hoge kosten en beperkte efficiëntiewinst. Gezien hun snelle groei, was het hoog tijd om een oplossing te creëren die écht verschil zou maken.

Oplossing

Optimeister heeft samen met GoHammerhead een geïntegreerd ERP-systeem ontwikkeld dat alle bedrijfsprocessen samenbrengt in één platform. Dit systeem stroomlijnt de commerciële, operationele en financiële processen, waardoor alle afdelingen effectief met elkaar verbonden zijn. Van klantrelatiebeheer en event planning tot financieel overzicht en offerte-generatie, het nieuwe systeem biedt een uniforme en efficiënte aanpak voor het beheer van activiteiten voor, tijdens en na afloop van evenementen.

Verschillende afdelingen, één systeem

GoHammerhead heeft afscheid genomen van de versnipperde werkwijze waarbij elke afdeling zijn eigen spreadsheets of applicaties gebruikte. De implementatie van Airtable zorgt voor verbinding tussen afdelingen zoals Accountmanagement, Operations, Finance, HR en Procurement.

‍

Het zorgt voor naadloze uitwisseling van relevante data en creëert een uniforme informatiebron die samenwerking en efficiëntie binnen het wereldwijd opererende bedrijf verbetert.

Krachtige automatiseringen

In de gehele applicatie zijn krachtige automatiseringen geïmplementeerd die de dagelijkse operaties aanzienlijk efficiënter maken en fouten verminderen. Deze automatiseringen functioneren zowel binnen het systeem als in interactie met externe tools.

‍

Voorbeelden hiervan zijn het automatisch aanmaken van mappen, het verzenden van e-mails of Slack-berichten, en het bijwerken van de status van een deal zodra een document is ondertekend.

Webportaal voor Event Staff

Effectieve communicatie met het event team, bestaande uit zo'n 200 leden, is essentieel voor het succes van evenementen. Daarom is er een specifiek webportaal ontwikkeld waarin teamleden kunnen inloggen.

‍

Dit portaal wordt onder andere gebruikt voor het beheren van beschikbaarheid, het verzamelen van persoonlijke gegevens, en het communiceren van toewijzingen aan evenementen, inclusief vlucht- en hotelinformatie, schema's en taakverdelingen.

Offertes maken in een handomdraai

Gezien het hoge volume aan maatwerk offertes, is flexibiliteit en efficiëntie essentieel voor GoHammerhead. Daarom is er een offertetool ontwikkeld waarmee het team op intuïtieve en snelle wijze offertes kan opstellen. Deze tool maakt het mogelijk offertes te bouwen om deze vervolgens te laten goedkeuren door collega's en direct digitaal te laten ondertekenen door de klant.

‍

Dankzij deze innovatie is het team nu twee tot drie keer sneller in het opstellen van offertes, wat de responsiviteit naar klanten toe aanzienlijk verbetert.

Waardevolle inzichten door rapportages

De uniforme registratie van gegevens binnen het ERP-systeem geeft GoHammerhead de kans om geavanceerde dashboards en rapportages te genereren. Deze tools bieden cruciale inzichten, zoals het forecasten van toekomstige cashflow, het identificeren van de meest winstgevende klanten of producten, en het evalueren van de algehele prestaties van het personeel.

‍

Door deze datagedreven aanpak opent GoHammerhead een nieuwe wereld van mogelijkheden, waardoor besluitvorming effectiever en strategisch onderbouwd wordt.

"We hebben lang gezocht naar een systeem voor het stroomlijnen van alle processen binnen onze organisatie. Na drie softwareprojecten met een beperkte efficiëntiewinst en forse meerkosten als resultaat, hebben we Optimeister het vertrouwen gegeven voor de ontwikkeling van ons ERP-systeem. Waar andere partijen dit niet lukte, heeft Optimeister al onze verwachtingen overtroffen. We zijn zeer gelukkig met het nieuwe systeem en hebben een betrouwbare partner gevonden voor de toekomst."

Joris Honings

Managing director

GoHammerhead

Ontdek hoe we jouw
bedrijf kunnen helpen

Plan direct een afspraak in met Fritz om te sparren over je project wanneer het jou uitkomt.

Plan kennismaking

Fritz Wierper

No-code consultant

GoHammerhead

GoHammerhead

GoHammerhead

Digitale transformatie voor GoHammerhead



